Dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, kwestia wystawiania faktur jest nieodłącznym elementem codziennej pracy. Nie tylko z uwagi na obowiązki podatkowe, ale także ze względu na zarządzanie płynnością finansową firmy. Właściwe zrozumienie przepisów dotyczących terminów wystawiania faktur jest kluczowe, aby uniknąć problemów związanych z prawidłowym rozliczeniem podatkowym oraz ewentualnymi karami. W artykule omówimy, ile czasu przedsiębiorca ma na wystawienie faktury zgodnie z polskimi przepisami prawa.
Kiedy należy wystawić fakturę VAT?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT, fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi. Oznacza to, że jeśli transakcja miała miejsce np. 10 maja, faktura musi zostać wystawiona do 15 czerwca. Ten termin dotyczy zarówno standardowych faktur VAT, jak i faktur zaliczkowych, wystawianych na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Przestrzeganie tych ram czasowych ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatku oraz uniknięcia ewentualnych konsekwencji prawnych. Warto podkreślić, że faktura VAT to dokument, który nie tylko potwierdza transakcję, ale także generuje obowiązek podatkowy po stronie nabywcy i sprzedawcy.
Faktury zaliczkowe
W przypadku faktur zaliczkowych, które dokumentują otrzymanie części lub całości zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, termin ich wystawienia również wynosi 15 dni od zakończenia miesiąca, w którym nastąpiło otrzymanie płatności. Jeżeli nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury, przedsiębiorca ma obowiązek jej wystawienia w tym samym terminie.
Dopuszcza się także możliwość wystawienia faktury z wyprzedzeniem – nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Jest to przydatne w sytuacjach, gdy kontrahent wymaga przedpłaty, a dokument księgowy jest niezbędny do zrealizowania przelewu.
Faktury zbiorcze
Przepisy pozwalają również na wystawienie jednej faktury zbiorczej, obejmującej wszystkie transakcje z danym nabywcą w ciągu miesiąca. Jest to rozwiązanie praktyczne, szczególnie w przypadku regularnych dostaw lub usług, które odbywają się w modelu B2B. Faktura taka musi zostać wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miały miejsce wszystkie transakcje.
Wyjątki od ogólnych terminów
Pewne branże i rodzaje transakcji podlegają wyjątkom od standardowych terminów wystawiania faktur. Są to m.in. usługi budowlane, dostawy książek oraz media. Dla tych przypadków ustawodawca przewidział dłuższe terminy, co wynika z charakterystyki tych branż i ich specyficznych potrzeb.
Usługi budowlane
Dla usług budowlanych i budowlano-montażowych fakturę należy wystawić w terminie do 30 dni od dnia wykonania usługi. Jest to związane z dłuższym cyklem realizacji i rozliczania projektów budowlanych. Przykładowo, jeśli prace zakończono 5 lipca, przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury do 4 sierpnia.
Warto dodać, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą wystawienia faktury, a jeśli nie zostanie ona wystawiona w terminie, to z upływem 30 dni od wykonania usługi.
Dostawa i drukowanie książek
W przypadku dostawy drukowanych książek (z wyłączeniem map i ulotek) faktury należy wystawić nie później niż 60 dni od dnia wydania towaru. W sytuacji, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, termin może zostać wydłużony do 120 dni.
Jeśli chodzi o czynności polegające na drukowaniu książek, gazet, czasopism i magazynów, termin na wystawienie faktury wynosi 90 dni od dnia wykonania czynności.
Media, najem i usługi ciągłe
Dla dostaw energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, gazu przewodowego, a także usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu oraz stałej obsługi prawnej i biurowej, fakturę wystawia się z upływem terminu płatności. Oznacza to, że data wystawienia może przypadać nawet kilka tygodni po wykonaniu świadczenia, jeżeli tak ustalono w umowie.
Podobne zasady dotyczą rozliczeń za usługi świadczone w okresach rozliczeniowych, gdzie istotny jest ostatni dzień okresu, a faktura powinna wskazywać, jakiego okresu dotyczy.
Konsekwencje nieterminowego wystawienia faktury
Przekroczenie ustawowego terminu wystawienia faktury nie powoduje nieważności dokumentu, jednak może komplikować rozliczenia. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje z momentem wykonania usługi lub dostawy towaru, dlatego wystawienie faktury po terminie nie przesuwa momentu zapłaty podatku. Organy podatkowe mogą jednak uznać, że opóźnienia świadczą o nierzetelnym prowadzeniu ewidencji.
Od 2027 roku, w związku z KSeF, wprowadzone zostaną kary za wystawienie faktury poza systemem – do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze lub do 18,7% wartości brutto, gdy dokument jest bez podatku.
Jakie informacje powinna zawierać faktura VAT?
Każda prawidłowo wystawiona faktura VAT musi zawierać precyzyjnie określone elementy, które pozwalają na jej identyfikację oraz weryfikację przez organy podatkowe. Są to m.in. dane podatnika i nabywcy (w tym NIP), data wystawienia i numer faktury, data dokonania dostawy lub wykonania usługi (jeśli inna niż wystawienia), nazwa towaru lub usługi, ilość, cena netto, rabaty, wartość netto, stawka i kwota VAT, suma wartości sprzedaży netto oraz całkowita kwota do zapłaty (brutto).
- Data wystawienia faktury oraz kolejny numer identyfikacyjny.
- Imię, nazwisko lub nazwa podatnika i nabywcy oraz ich adresy.
- Numer NIP podatnika oraz nabywcy.
- Data wykonania usługi lub dostarczenia towaru oraz, jeśli inna, data otrzymania zapłaty.
- Nazwa towaru lub usługi oraz ich ilość i miara.
- Cena jednostkowa netto oraz ewentualne rabaty.
- Wartość netto, stawka VAT oraz suma wartości sprzedaży netto.
- Kwota VAT od sumy wartości sprzedaży netto oraz całkowita kwota należności.
Przygotowanie na zmiany w 2026 roku
Od 2026 roku obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co wpłynie na sposób wystawiania faktur. System ten wymaga wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, co oznacza konieczność przystosowania systemów księgowych do nowych wymogów.
Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie etapami: od 1 lutego 2026 r. dla podatników ze sprzedażą większą niż 200 mln zł w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych (zwolnionych podmiotowo). W związku z tym, 2025 rok powinien być czasem na przygotowanie systemów i procedur do nowych wymogów.
Co warto zapamietać?:
- Faktura VAT musi być wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po dostawie towaru lub wykonaniu usługi.
- Faktury zaliczkowe należy wystawiać w terminie 15 dni od otrzymania płatności, z możliwością wystawienia ich z wyprzedzeniem do 60 dni.
- Usługi budowlane wymagają wystawienia faktury w terminie do 30 dni od wykonania usługi, a dostawa książek do 60 dni.
- Od 2026 roku wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymusi korzystanie z faktur w formacie XML, z etapowym wprowadzeniem obowiązku.
- Każda faktura VAT musi zawierać m.in. dane podatnika i nabywcy, daty, nazwy towarów/usług oraz wartości netto i VAT.
