Faktura pro forma, choć na pierwszy rzut oka może przypominać klasyczną fakturę VAT, pełni zupełnie inną rolę w obrocie gospodarczym. Nie jest dokumentem księgowym i nie wywołuje skutków podatkowych. W artykule przybliżymy, czym jest faktura pro forma, jak ją wystawić oraz jakie korzyści niesie jej stosowanie.
Co to jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to dokument handlowy, który pełni funkcję informacyjną i ofertową. Służy do przedstawienia warunków planowanej transakcji, takich jak cena i szczegóły dotyczące zamówienia. Jest często używana jako podstawa do wpłaty zaliczki lub przedpłaty, ale sama w sobie nie jest dokumentem księgowym.
Warto podkreślić, że faktura pro forma nie rodzi żadnych skutków podatkowych – nie jest podstawą do zapłaty podatku VAT ani do jego odliczenia przez nabywcę. Nie jest także uwzględniana w księgach rachunkowych. To przede wszystkim narzędzie komunikacyjne między sprzedawcą a nabywcą.
Jak wystawić fakturę pro forma?
Proces wystawienia faktury pro forma jest zbliżony do wystawienia faktury VAT. Może być wykonana w formie papierowej lub elektronicznej i zawierać wszystkie niezbędne elementy, takie jak:
- tytuł „Faktura pro forma” lub „Proforma”,
- data wystawienia i miejsce,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- opis towarów lub usług,
- cena jednostkowa netto i wartość brutto,
- stawka VAT,
- termin płatności.
Jedyną różnicą jest brak skutków podatkowych oraz to, że po opłaceniu faktury pro forma sprzedawca ma obowiązek wystawić właściwą fakturę VAT.
Kiedy wystawia się fakturę pro forma?
Faktura pro forma jest wystawiana zazwyczaj przed wykonaniem usługi lub dostawą towarów. Umożliwia to sprzedawcy zabezpieczenie się przed realizacją zamówienia bez wcześniejszej wpłaty. Jest to także korzystne dla nabywcy, który może dokładnie zapoznać się z kosztami transakcji i szczegółami zamówienia.
Warto podkreślić, że faktura pro forma może być wystawiona w dowolnym momencie, ponieważ nie jest dokumentem księgowym i nie wiąże się z nią żaden obowiązek podatkowy. Jest to narzędzie ułatwiające komunikację i negocjacje handlowe.
Faktura pro forma a faktura VAT – różnice
Główne różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT polegają na ich funkcji oraz skutkach podatkowych. Faktura VAT jest dokumentem księgowym, który rodzi obowiązek podatkowy i musi być uwzględniona w ewidencji sprzedaży. Z kolei faktura pro forma pełni jedynie funkcję ofertową i informacyjną, nie wpływając na zobowiązania podatkowe stron transakcji.
Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, dlatego nie ma obowiązku jej księgowania ani opłacania wykazanego na niej podatku VAT.
Po opłaceniu faktury pro forma sprzedawca powinien wystawić fakturę VAT, która będzie już pełnoprawnym dokumentem księgowym.
Zalety stosowania faktury pro forma
Faktura pro forma ma wiele zalet, które sprawiają, że jest chętnie stosowana w obrocie gospodarczym. Przede wszystkim pozwala na:
- przejrzyste przedstawienie warunków oferty,
- zabezpieczenie transakcji przed wykonaniem usługi bez wcześniejszej płatności,
- uniknięcie konieczności korygowania faktury VAT w przypadku, gdy klient nie zdecyduje się na zakup,
- ułatwienie negocjacji handlowych dzięki precyzyjnemu określeniu kosztów i warunków transakcji.
Jest to również doskonałe narzędzie do potwierdzania złożonych zamówień i uzgadniania szczegółów transakcji, co minimalizuje ryzyko pomyłek.
Podsumowanie
Faktura pro forma to niezwykle przydatny dokument w obrocie gospodarczym, który dzięki swojej funkcji ofertowej pozwala na jasne przedstawienie warunków transakcji. Pomimo że nie rodzi skutków podatkowych, jej rola w negocjacjach i zabezpieczeniu transakcji jest nieoceniona. Warto z niej korzystać, aby w sposób przejrzysty i bezpieczny realizować zamówienia oraz usługi.
Co warto zapamietać?:
- Faktura pro forma to dokument handlowy, który nie ma skutków podatkowych i nie jest dokumentem księgowym.
- Wystawienie faktury pro forma wymaga podania m.in. danych sprzedawcy i nabywcy, opisu towarów/usług oraz ceny.
- Faktura pro forma jest zazwyczaj wystawiana przed realizacją usługi lub dostawy towarów, zabezpieczając transakcję przed brakiem płatności.
- Główna różnica między fakturą pro forma a VAT polega na tym, że faktura VAT rodzi obowiązek podatkowy, a pro forma nie.
- Zalety faktury pro forma obejmują przejrzystość oferty, zabezpieczenie transakcji oraz ułatwienie negocjacji handlowych.
